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某君编写好2.5 万字的文稿,心中很是自豪,得意地去给老板汇报。结果老板打开一看,不到 3 秒就给了答复:“连个 Word 大纲都没有,没法儿看,重调格式!” 这个让人挨屌的问题,今天就来何大家总结一下吧~
(本文操作适用于微软Office全系列版本) 一、那些年没用「大纲」踩过的坑 1. Word 大纲有没有,导航窗格一看便知! 如果你要问,有大纲的文档和没大纲的文档有什么差别?答案是:有大纲的文档一定会结构分明! 先给你看看有大纲和没有大纲的「导航窗格」区别:
有大纲的「导航窗格」,可以点击对应的文档的标题,快速跳转切换文档内容,而没有大纲的文档,想看跳转内容,只能靠鼠标拖动! 感受过「导航窗格」的方便,才明白老板为什么把我的文档打回!
2. 大纲设的好,Word 一键转换 PPT! Word 转为 PPT,只需要简单两步就可以完成~
不难看出,步骤的关键,就是需要先对 Word 文档进行大纲级别设置。 怎么样,看我我踩过的这两个坑,你是不是觉得 Word 大纲特别好用? 那,我们到底应该如何让一个普通的文档具有大纲结构呢?
总的来说,让一个普通文本具有大纲级别,有两种方法:「套用样式法」&「大纲工具法」。 1. 套用样式法 系统学习过 Word 课程的小伙伴,一般会采用第一种方法。 利用 Word 内置的标题样式,点击套用,就可以快速地让文档结构化。 点击【开始】菜单栏内的【样式】,就可以选择样式,对文本进行大纲设置。
设置完成后,点击【视图】-【导航窗格】,就可以看到设置好的标题内容。
Word 自带内置标题样式级别,是不是方便有又好用~ 2. 大纲工具法 想要使用大纲工具,我们需要先打开「大纲视图」。 在开始菜单栏选择【视图】-【大纲】
然后就会弹出【大纲视图】界面
在「大纲视图」里,我们可以看到级别从「第 1 级」到「正文级别」,一共有 10级。 级别数值大的和级别数值小的,是从属关系。比如第 2 级从属于第 1 级,其中第 2 级相当于小标题,第 1 级相当于大标题。 演示一下,在「大纲视图」中,如何提升文本级别。 鼠标移动在每个标题的前面,同时按住【Ctrl 键】,点击鼠标左键,就可以选中多个标题。
选择【关闭大纲视图】后,我们也可以调出【导航窗格】。
三、常见疑问解答 1. 这两种方法有什么区别呢? 除了操作方式不同,没有其他特殊区别。 在「大纲视图」中提升级别,也会自动对应到标题 1、标题 2、标题 3的「标题样式级别」中。 2. 导入 PPT 时,大纲层级和 PPT 有什么对应关系? 值得注意的是,在 Word 大纲转出成为 PPT 时,「正文文本级别」的文字内容是不会被包括在 PPT 中。 看下面的案例,「正文文本级别」的内容在新转换的 PPT 不会显示哦。
每个第 1 级别的内容,对应的是一页 PPT。第 1 级别下,对应的其他级别内容,同属于一页 PPT。 可以看到,「第 2 级别」的内容和「第 1 级别」的内容,出现在同一页 PPT 中。
所以用好 Word 大纲,可以帮助我们快速理清内容逻辑,调整内容顺序,节省大量的查找以及复制粘贴的时间。 |